Ada sebuah artikel yang pernah saya baca, dimana kekuatan dari mengolah database dengan baik dan benar adalah salah satu kunci untuk memenangkan peta persaingan di era saat sekarang ini. Tak pelak, di masa saat sekarang perkembangan teknologi sedemikian pesatnya, konsumen begitu mudahnya mengakses informasi akan sebuah produk yang mereka butuhkan, dan kemajuan teknologi ini pun bisa kita jadikan sebagai alat untuk mempermudah kita menjaga pelanggan dan terus memberikan informasi terbaru mengenai produk kita saat ini melalui pengelolaan database dengan baik dan benar.
Lain dulu lain sekarang, pengolahan database ini mungkin sudah lama diterapkan, akan tetapi metode atau cara nya yang perlu diperbarui, disesuaikan dengan perkembangan zaman. Mungkin bagi anda yang seorang tenaga pemasaran / penjualan yang telah senior, dahulu anda mencoba tetap terhubung dengan pelanggan anda dengan cara mengirimi nya sebuah surat yang berisi promosi produk atau penawaran terbaru yang anda lakukan secara rutin kepada mereka mungkin setiap 2-3 bulan sekali. Contoh lain adalah sebuah produsen sebuah produk yang menayangkan iklan produknya di sebuah media televisi, demi menjaga Brand Image dan loyalitas dari pelanggan mereka. Akan tetapi di era ini, anda dapat begitu mudahnya terhubung dengan mereka dengan memanfaatkan media sosial internet seperti website produk, email, facebook, instagram, dll. Media ini menjadikan komunikasi antara penjual dan pembeli bersifat dua arah yang lebih personal. Isi dari komunikasi memungkinkan pelanggan dapat mencurahkan semua keluhan ataupun saran, masukan atas pelayanan yang kita berikan.
Database menjadi salah satu faktor penting agar bisnis anda tetap dalam pengendalian dan mencapai tujuan ekspansi yang telah dicanangkan. Berikut adalah tips untuk mengolah database pelanggan dengan baik dan benar.
1. Buatlah basic data
Database berisi semua informasi pelanggan yang kita dapatkan. Semua informasi disarankan hingga mendetail tanpa ada yang terlewatkan, tentu ini harus dengan sepengetahuan dan persetujuan dari pelanggan itu sendiri. Anda bisa membuat blangko survey pelanggan pada saat proses transaksi pembelian, ataupun pada saat purna jual. Data bisa berisi informasi seperti Nama lengkap, tanggal lahir, alamat lengkap ,alamat rekomendasi, nomor telepon yang dapat dihubungi, akun media sosial, ataupun orang yang bisa di referensikan. Tentunya anda jangan sampai melewatkan pengisian data mengenai type atau jenis produk yang telah dibeli oleh mereka.
2. Update secara berkala
Perubahan data dari pelanggan sangatlah mungkin terjadi, entah itu pembaruan di nomor kontak telepon yang bisa dihubungi, ataupun alamat tempat tinggal pelanggan yang sudah pindah, untuk mengantisipasi hal tersebut baiknya kita memperbaharui data yang sudah ada secara berkala, agar tidak terjadi lost contact dengan pelanggan kita. Kehilangan pelanggan yang berprospek bagus sering kali terjadi dikarenakan minimnya update informasi terbaru, ketika kita akan memberi penawaran terbaru, kadang kala pelanggan kita sudah tidak bisa kita lacak lagi jejaknya dan akhirnya kita kehilangan potensi untuk penambahan volume penjualan.
Lingkungan yang dinamis dan cepat berubah menuntut setiap orang atau perusahaan bergerak cepat. Tak terkecuali, dalam memperbarui informasi database pelanggan
3. Berbagi tugas dengan team
Seiring bertambahnya waktu, semakin banyak pula database yang akan dapat kita kumpulkan, ini memerlukan sumber daya yang cukup untuk dapat mengelolanya. Jangan sampai hanya karena pengelolaan yang buruk, database yang sudah terkumpul dengan lengkap pun tidak bisa kita optimalkan. Kita bisa membuat sebuah team yang khusus untuk tugas pengelolaan database. Pemberdayaan sumber daya dapat dibagi berdasarkan porsi bagian masing masing, ada yang khusus menangani update data, bagian analisis database untuk prospekting repeat order, ataupun bagian khusus untuk survey data pelanggan. Konsistensi dan kekompakan team dapat menghasilkan sebuah data base bermutu yang dapat bermanfaat bagi keseluruhan orang dan perusahaan.
4. Memberi perhatian khusus kepada pelanggan
Pelanggan yang telah menggunakan jasa atau membeli produk kita adalah aset yang sangat berharga, pengolahan database yang baik saja belum cukup apabila tidak diimbangi dengan value yang baik bagi pelanggan. Mereka kebanyakan ingin diperlakukan istimewa sebagai pelanggan dikarenakan pernah membeli produk kita, bahkan bagi orang yang telah menjadi pelanggan setia atau loyal terhadap kita, sering kali mereka berharap adanya sebuah perlakuan khusus atau harga special untuk pembelian mereka selanjutnya. Kita bisa memberikan promo promo penawaran khusus dan potongan harga special bagi mereka, sebagai bentuk rasa terima kasih kita akan kepercayaan yang telah mereka berikan. Trik ini dapat dilakukan dengan mempertimbangkan faktor prioritas dari jumlah transaksi yang sudah dilakukan pelanggan terhadap kita. Kita bisa memilih pelanggan yang mana saja yang dirasa perlu dan wajib untuk diberikan harga khusus.
Salah satu perusahaan terbaik di dunia yang mampu mengolah database pelanggan mereka adalah situs online Amazon.
Amazon dapat memberi penawaran khusus berdasarkan history penjualan pelanggannya. Amazon mencatat semua transaksi yang pernah dilakukan, baik itu secara jumlah, periode, maupun karakteristik khusus dari produk yang dibeli. Maka pada saat penawaran berikutnya, Amazon dapat memberikan penawaran yang tepat terhadap pelanggan mereka dengan rasio repeat order yang cukup tinggi pula. Ini merupakan sebuah efektifitas dimana kita tidak perlu lagi repot repot mencari pelanggan baru
Demikianlah tips untuk mengelola database pelanggan dengan baik dan benar. Semoga bermanfaat